Comment déployer une dynamique d’éco-exemplarité ?
L’approche méthodologique dite « de la roue de Deming » (logique de l‘amélioration continue) est conseillée. Elle détaille le projet selon 4 étapes cycliques : Plan-Do-Check-Act.
Concrètement, la mise en place d’une démarche d’éco-exemplarité au sein d’une administration passe par les étapes suivantes :
Engagement environnemental de la Direction
La Direction et les élus autorisent le déploiement du processus, apportent leur soutien et mettent les moyens nécessaires (humains et financiers) à disposition.
De manière opérationnelle, cette étape se traduit, le plus souvent, par la validation de la démarche par l’instance décisionnelle politique (Collège, Bureau Permanent...) et son intégration dans le plan stratégique transversal de l’organisation.
Identification du coordinateur du programme éco-exemplaire de l’administration et de son équipe
L’administration identifie, parmi le personnel, un référent (un coordinateur « administration éco-exemplaire ») et lui adjoint une équipe, le cas échéant. Il est impératif que cette personne dispose des moyens nécessaires pour l’accomplissement de cette mission (budget, temps, soutien managérial...).
Au quotidien, ce référent a pour tâches de :
- entretenir la mobilisation des membres de l’équipe ;
- gérer les réunions de projet ;
- jouer le rôle d’interface avec les instances politiques et hiérarchiques ;
- s’assurer du bon déploiement des actions envisagées ;
- coordonner la communication des résultats de ces actions. La désignation de ce coordinateur doit être annoncée de manière officielle, à l’ensemble du personnel afin d’asseoir sa légitimité.
Réalisation du diagnostic environnemental
L’analyse environnementale des activités, biens et services commandés et rendus, permet d’identifier les différents impacts environnementaux de l’administration, de se fixer des objectifs de réduction et d’établir un plan d’actions pour atteindre ces derniers.
Vérification de la conformité légale des bâtiments et des activités de l’administration par rapport à la réglementation environnementale
Afin d’assurer un rôle d’exemplarité, il est important que l’administration elle-même soit en conformité (au niveau de ses bâtiments et de ses activités) avec les différentes réglementations environnementales en vigueur (européennes, fédérales et régionales). La législation (réglementation, accords volontaires, codes de conduite sectoriels...) évolue régulièrement, il s'agit donc d’en réaliser un suivi régulier, de détecter les éventuelles non-conformités et de déclencher les actions correctrices utiles, le cas échéant.
En cela, l’intégration d’une démarche éco-exemplaire constitue, en outre, une preuve de la capacité d'anticipation d'une organisation.
Formalisation de l’engagement de la direction par la rédaction d’une politique ou charte environnementale
Cette politique ou charte définit les grands objectifs stratégiques de l’administration. Elle a pour principal objectif d’officialiser la démarche et de valider les différentes tâches à entreprendre. Ce document décrit la méthodologie appliquée pour les différentes étapes, un résumé des grands axes de travail, les partenaires impliqués, les différents objectifs visés, etc. Elle doit être approuvée par la hiérarchie et les élus.
Définition des objectifs environnementaux et élaboration du plan d’actions
Sur base du diagnostic environnemental, l’administration définit ses objectifs (chiffrés si possible) et rédige un plan d’actions.
Le choix des objectifs découle des enjeux stratégiques de l’administration, croisés aux constats issus du diagnostic initial. Les objectifs d'une démarche éco-exemplaire doivent être décrits, communiqués à l'ensemble des acteurs et parties intéressées et régulièrement mis à jour.
- Réduction des déchets et de la consommation de ressources
- Réduction et/ou élimination des émissions polluantes dans l'environnement
- Modification des activités et services de l’administration afin de minimiser les impacts environnementaux engendrés par leur mise en œuvre
- Sensibilisation à l'environnement des employés et de l'ensemble des acteurs en lien avec l’administration
Définition des priorités et mise en place des actions
Cette étape consiste à mettre en place des procédures de travail pour améliorer la performance environnementale des activités de l’administration au quotidien en priorisant les différentes actions. Quand toutes les tâches ont été définies, il est important de répartir les responsabilités entres les différentes parties prenantes/services/collaborateurs. Ainsi, il est impératif de s’assurer, au moment de définir les objectifs à atteindre dans le temps imparti et les priorités qui en découlent, d’avoir les capacités financières, technologiques et humaines nécessaires et que ces derniers conduiront à de réelles améliorations environnementales.
Sensibilisation et formation du personnel à l’environnement
Quelle que soit la taille de l’organisation, les activités de chaque employé ont un impact sur l'environnement. L’ensemble du personnel de l’administration doit donc être informé des objectifs environnementaux de la structure et des pratiques environnementales encouragées pour les atteindre.
En outre, les collaborateurs impliqués dans des procédures plus spécifiques (achats, nettoyage, IT, etc.) doivent recevoir des formations adaptées pour acquérir les nouvelles compétences utiles à l’atteinte des objectifs...
Déploiement d’une stratégie de communication
La communication joue un rôle essentiel, à la fois en interne (par rapport au personnel) mais aussi vers l’extérieur, à l’égard des citoyens et des acteurs locaux.
En interne
Pour initier le changement et entretenir la motivation de chacun dans la durée, il ne s’agit pas seulement d’informer mais aussi :
Il est vivement conseillé de communiquer sur la démarche entreprise (et ses résultats) auprès du grand public, afin de capitaliser des retours utiles (suggestions, remarques) mais aussi de créer un effet d’entraînement qui fasse bouger les lignes à l’échelle du territoire.
En interne
Pour initier le changement et entretenir la motivation de chacun dans la durée, il ne s’agit pas seulement d’informer mais aussi :
- d’impliquer (au stade du diagnostic, puis du plan d’actions) ;
- de donner du feed-back sur les actions entreprises et leurs résultats. La stratégie de communication mise en place doit se vivre comme un dialogue ouvert et transparent impliquant l'ensemble du personnel.
Il est vivement conseillé de communiquer sur la démarche entreprise (et ses résultats) auprès du grand public, afin de capitaliser des retours utiles (suggestions, remarques) mais aussi de créer un effet d’entraînement qui fasse bouger les lignes à l’échelle du territoire.
Évaluation pour mesurer et suivre les progrès
L’administration contrôle régulièrement les performances environnementales, le respect des bonnes pratiques et le fonctionnement des procédures. Il s’agit ici, de faire un reporting et un suivi régulier des actions mises en place. Cette étape intègre la possibilité d’adapter le plan d’actions au regard de nouveaux éléments à prendre en considération.
Pour ce faire, une surveillance et un mesurage continus sont utiles pour :
- fournir des données pertinentes sur demande des autorités publiques ;
- contrôler l'utilisation des ressources ;
- évaluer la performance environnementale au cours des années ;
- informer les employés de façon précise ;
- suivre l'amélioration continue de la démarche éco-exemplaire ;
- impliquer l'équipe de gestion financière dans le processus environnemental et dans le suivi de son impact financier.